Ką iš tikrųjų veikia biuro administratorės (-iai)…

Biuro administravimas

Ramiu žingsniu įžengiu į ofisą, pasilabinu su kolegomis, įsijungiu kompiuterį ir ramiai einu darytis kavos. Prisėdusi prie kompiuterio su šiltos, garuojančios kavos puodeliu rankoje, pradedu skaityti dienos naujienas… Hmmm… Pasvajokite toliau… :) Dažnas pilietis, nesusidūręs su administratorių darbo atsakomybėmis, taip įsivaizduoja biuro administratorės (sekretorės, asistentės, referentės) darbo dieną.

Visgi, realybė šiek tiek kitokia. Žinoma, tai nereiškia, kad administratorė į biurą įskrenda kaip kulka, pradeda kelti vėją ir popierius nuo visų stalų. Norime pasakyti, kad šios pareigos yra daug sunkesnės ir atsakingesnės nei mums dažnai atrodo. Sakote, argi sunku atsiliepti į skambučius, atrašyti laiškus ir paplepėti su kolegomis? Tuomet jūs nežinote, ką iš tikrųjų veikia biuro administratorės.

Pakalbėkime apie jų darbo kasdienybę ir atsakomybes.

„Sugeriamasis popierius“. Administratorė/ius dažnai tampa tuo asmeniu, kuriam drąsiai demonstruojamos visos teigiamos ir neigiamos kolegų emocijos. Pametėte dokumentus, nerandat rašiklių, baigėsi popierius? Galite dėl visko apkaltinti administratorę. Žinoma, mes juokaujame, tačiau biuruose dažnai pasitaiko tokių situacijų, kai menka smulkmena tampa tuo galutiniu jungikliu, kuris įjungia pykčio protrūkį. Kadangi nenori sakyti kitam kolegai ar vadovui, kad jis „apkramtė“ tavo nervus, ta neigiamų emocijų banga nuvilnija per biuro administratorės nugarą.

Stresinės, sunkiai valdomos situacijos. Priklausomai nuo įmonės dydžio ir pobūdžio, administratorėms dažnai tenka susidurti su įtemptomis situacijomis:  vienu metu skamba kelios telefonų linijos, kai šalia stovi įmonės klientai, atsiranda rezervacijų klaidos vadovui išvykus į komandiruotę, užstringa faksas siunčiant skubius dokumentus ir t.t. Administratorė labai dažnai bendrauja su daug žmonių iš išorės ir yra priklausoma nuo jų pareigingumo, tad, pavyzdžiui, kurjeriui vėluojant paimti skubias siuntas, atsakomybė tenka administratorei.

admin1Susidūrimai su nepatenkintais klientais/ piliečiais. Įmonės ir įstaigos, kurios dirba tiek su verslo, tiek su privačiais klientais ar tiesiog aptarnauja piliečius, tikrai žino, ką reiškia piktas, į ragelį šaukiantis ar geriausiu atveju bambantis žmogus. Spėkite, kas pirmas priima tuos visus skambučius ir perima didžiausią pirminę nepasitenkinimo bangą? Taip, jūs gerai pagalvojote – biuro administratorius.

Čia daug kalbėti nereikia. Tiesiog pagalvokite, ar norėtumėte būti jo vietoje? Ar turėtumėte užtektinai tam stiprybės?

„Ištemptas“ darbo laikas. Čia priklauso nuo įmonės veiklos ir pobūdžio, bet dažnoje įmonėje administratorės į darbą ateina pusvalandžiu anksčiau už visus ir išeina pusvalandžiu vėliau. Kodėl? Nes kažkas turi atrakinti/ užrakinti biurą, patikrinti ar kolegos nepaliko pravirų langų, pasitikti ankstu užsukusius ar vėlai išeinančius klientus, sąrašą galime tęsti iki begalybės.

Išvaizda. Jei esate laisvos sielos menininkas ar tiesiog hipis, dalykinėje aplinkoje susidursite su tam tikru iššūkiu – dalykinė apranga. Kam ji reikalinga? Nes ne visi žmonės yra menininkai ir hipiai :). Čia visi Jus pastebės, matys ir komentuos. Todėl privaloma kasdien į darbą ateiti ne tik tvarkingai, bet ir gražiai apsirengus, susišukavus ir saikingai pasidažius.

Biuro administratoriams yra keliami tikrai nemaži reikalavimai: asmuo turi turėti dalykinių įgūdžių, būti atsakingas, kruopštus, visuomet pasirengęs pagelbėti, būti geros nuotaikos ir malonus. Taip pat turi mokėti suvaldyti stresines ir įtemptas situacijas, tad šiuos žmones, pro kuriuos kartais praeina nepastebėdami jų ar net nepasisveikindami, turime gerbti ir mylėti. Nes jie ant savo nugaros nešamą nemažą dalį įmonės sėkmės ir kitų darbuotojų gerbūvio.

O tiems, kurie nori dar efektyviau atlikti biuro administratorių darbą ir sužinoti įvairių praktinių „gaisrų gesinimo“ patarimų, kviečiame į seminarą „Sklandus biuro administravimas: situacijų valdymas, įvaizdžio kūrimas, klientų priėmimas“, kovo 17 d. Vilniuje.